Gemeinsam mit Vertretern von Krankenkassen und in Zusammenarbeit mit dem ruhr:HUB. hat BITMARCK in einem Workshop Ende Juni Lösungs­ansätze erarbeitet, um den unterschiedlichen Anforderungen an die automatisierte Haushalts­planung und die unterjährigen Forecasts zu begegnen. Das Format des Design Sprints wurde gezielt gewählt, da es zur Lösung komplexer Fragen und zur Entwicklung von Innovationen konzipiert ist. Dabei werden agile Methoden genutzt, um eine fruchtbare Kombination aus Verstehen, Beobachten, Ideen­sammeln, Verfeinern und Lernen zu schaffen.

Neues Format stößt auf positive Resonanz

Alle Teilnehmer waren vom neuen Format angetan und haben sich von Anfang an auf die kreativen Arbeitsmethoden eingelassen. So wurde beispielsweise durch Mapping aufgezeigt, welche Personengruppen in den Prozess der Haushaltsplanung involviert sind und welche Arbeitsschritte manuell ausgeführt werden. Es wurden „how might we“-Fragen gesammelt, die im Anschluss kategorisiert und geordnet wurden. Damit hatte das Sprint-Team eine wichtige Grund­lage für die Entwicklung der Lösung geschaffen. Anhand von Skizzen und unter Einsatz zahlreicher Post-Its wurde im Rahmen von Diskussionen der Prozess der Haushaltsplanung in seine Bestandteile zerlegt, um auf diese Weise die „Pain-Points“ zu identifizieren. Alles mit dem Ziel, den Prozess der Haushaltsplanung ins Kleinste zu zerlegen und den „Pain-Points“ auf die Spur zu kommen. Seitens BITMARCK wurde ein Klick-Dummy entwickelt, um die identifizierten Problemstellungen zu lösen. Das ruhr:HUB hat abschließend die Dokumentation der Ergebnisse sichergestellt.

In fünf Tagen konnten Probleme der Haushalts­planung und der unterjährigen Berichtserstattung für das Finanzcontrolling analysiert werden. Es wurden, Lösungen entwickelt und Ideen gemeinsam mit den Kunden getestet. Alle Beteiligten zeigten sich von den Ergebnissen beeindruckt – wohl wissend, dass die spätere Umsetzung weitere Herausforderungen bereithalten wird.